Munkafolyamat-automatizálás & rendszerintegráció
Rend a háttérben, tiszta átadás a csapatodnak.
Ismétlődő feladatok, rendszerek közti adatmozgatás, keresgélés, visszakérdezés, kézi rögzítés. Ezek külön-külön ártalmatlannak tűnnek, együtt viszont drágák, és szétszedik a ritmust a napi működésben. A folyamataidat úgy rakjuk össze, hogy a rutin automatikusan menjen, a csapatod pedig a döntésekre és az értékteremtő munkára maradjon.
Mit kapsz a végére
Rendezett kimeneteket kapsz, nem félbehagyott köröket és széteső státuszokat. Bejövő kérésekből rögzített ügy lesz, egyeztetésből visszaigazolt időpont, adatból követhető állapot, hibából pedig időben érkező jelzés. Átadásnál a kontextus is megy tovább, így a kollégád nem nyomozással kezdi a munkát.
Mikor éri meg belevágni
Sok csatornán érkeznek kérések, aztán kézzel áll össze a kép, miközben mindenki a saját rendszerében dolgozik. A csapat ugyanazokat a köröket futja újra: adatot másol, dokumentumot keres, státuszt kér vissza, majd valahol elcsúszik a felelősség. Automatizálás ilyenkor nem plusz réteg a káosz tetején, hanem rendrakás a folyamatban.
Mit rendezünk össze a gyakorlatban
Beérkező kérések és ügyintézés
A bejövő üzenetekből, űrlapokból és e-mailekből rendezett ügy lesz, nem széteső szálak halmaza. Rögzítés, felelős kijelölés, visszaigazolás, következő lépés, majd átadás ott, ahol emberi döntés kell.
Dokumentumok és adatkezelés
A fájlok és adatok nem "valahol vannak", hanem ott, ahol keresed őket, egységes rendben. Automatikus rendszerezés, következetes elnevezés, visszakereshetőség, ügyfél- és projektlogika szerint.
Rendszerek összekötése
Az adat egyszer kerül rögzítésre, utána ott jelenik meg, ahol tényleg szükség van rá. Státuszok, feladatok, visszaigazolások és riportok nem kézzel állnak össze, hanem ugyanabból a forrásból kapnak értelmet.
Értesítések és kontroll
A rendszer akkor jelez, amikor be kell avatkozni, nem akkor, amikor csak "történt valami". Határidők, hibák, kivételek és pénzügyi jelzések kezelhető módon, a működésedhez illesztett prioritással.
Hogyan dolgozunk
Kimenettel kezdünk: mi számít késznek, mi számít átadottnak, hol kell döntés, hol elég az automatikus lépés. A folyamatot leírjuk döntési pontokkal és felelősséggel, majd elkészül az első működő verzió, amit valós használat alapján finomítunk. A cél végig ugyanaz marad: vállalható működés, kiszámítható átadás, mérhető eredmény.
Minden automatizálás csak akkor jó, ha egyszerűbben üzemeltethető, mint amennyit megspórol. Olyan megoldást javaslunk, amit a csapatod később is biztonsággal tud használni, és ami nem teszi bonyolultabbá a működést.
Következő lépés
Díjmentes konzultáción ránézünk a működésedre, és kapsz egy rövid javaslatot arról, hol éri meg hozzányúlni, mi az első értelmes lépés, és mi az, amit felesleges bonyolítani.